مقدمه:

سازمانها هر روز بدنبال روشهایی هستند که به توانند بهره وری را افزایش دهند وبر اساس استراتژی سازمانیشان هزینه ها را به حداقل رسانده و سود را افزایش دهند. در ایران سازمانها و شرکتهای مختلفی در زمینه مدیریت پروژه فعالیت دارند  و یکی از استانداردهای مدیریت پروژه را برگزیده ومسیر زندگی پروژه ها را بر آن اساس دنبال می نمایند .اگر چه رسیدن بیشتر سازمانها به مدیریت پروژه مبتنی بر استاندارد در آینده ای نزدیک به وقوع خواهد پیوست ولی ضعف نبود استاندارد یکپارچه در سازمانها باعث بوجود آمدن هزینه های مخفی وپنهان در سازمانهاوهمچنین زمانبری واطاله وقت  شده است

یکی از این خللها عدم تطابق واقعی اختصاص منابع در دست به پروژه ها می باشد در تحقیقی که از دو سازمان بزرگ دولتی کشور با داشتن مجموعا ً بیش از هزار پروژه انجام شده هیچکدام جوابی برای سئوالات ذیل نداشته اند یا برای پاسخگویی نیاز به زمانی بیش از یک هفته داشته اند

1-             کدامیک از پروژه های سازمان شما در حال زیاندهی است ؟

2-             کدامیک  از پروژه های سازمان بهتر است به اتمام نرسد و در همان وضعیت واگذار شود؟

3-             کدامیک از پروژه های سازمان لازم است که متوقف وپروژه های دیگری را اغاز نمایید؟

4-             آیا شما بعد از پذیرش پروژه ها ارزیابی دوباره ای از منابع دارید ؟

5-             ایا اولویت بندی در اجرا وجود دارد ؟

6-             ..........

اگر چه پاسخ به سوالاتی از این قبیل برای شرکتها یی با چند پروژه کوچک بسیار ساده وبا کمی وقت قابل استحصال است ولی برای شرکتهای چند ملیتی و سازمانهای عظیم پروژه ای قابل درک نبوده وباید راهکاری مناسب به آن اختصاص یابد.

مدیریت سبد پروژه ها(Project Portfolio Management) یکی از مهمترین مباحث مدیریت پروژه است که هنوز بصورت عمده برروی آن کار نشده وسازمانها وشرکتها باید به سمت رویه سازی آن در حرکت باشند . در این راستا شرکتهای بزرگی چون IBM  وhp با حرکت به این سمت سود وبهره وری بزرگی را بدست آورده وآنرا یکی از راهکارهای اساسی در تبیین پروژه های سازمانی می دانند[i]-[ii].

هدف مدیریت سبد پروژه ها تحقق بخشیدن به سودها ومنافع در سازمان بوسیله بکارگیری رویکردی سازمانی در مدیریت پروژه  می باشد.

مدیریت سبد پروژه ها ضرورتی اجتناب ناپذیر در مدیریت کل پروژه ها یامدیریت کارخانه ای پروژه ها (Enterprise Project Management)می باشد [iii]

مدیریت سبد پروژه ها (Portfolio Management) چیست؟

در بسیاری از کشورها از مدیریت سبد پروژه ها جهت تعیین نوع تجارت استفاده می گردد در این سبد باید تمام پروژه ها را با هم دید ، تجزیه وتحلیل نمود وکنترل کرد (اداره نمود) وبرای بدست آوردن حداکثر سود مقایسه ودوباره منابع را به آن اختصاص داد.

مدیریت سبد پروژه ها برای تعیین ارزش مستقیم وغیر مستقیم آن بر پروژه ها وبرای منابع در دست، رویکردی کلی نگر است [iv].

مدیریت سبد پروژه ها یک پروسه تصمیم گیری دینامیکی است ، پروژه های جدید را ارزیابی می کند، اولویت بندی می نماید از رده خارج می کندیا قبول می کند(kill/go) یا دوباره اولویت بندی می کند منابع رادوباره تخصیص می دهد

این نوع مدیریت مشتمل بر سه مدیریت است[v]

الف تمرکز بر مدیریت تجاری

ب تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)

ج تمرکز بر مدیریت پروژه

الف- تمرکز بر مدیریت تجاری

1-     در این مدیریت باید مطمئن بود که تمام پروژه ها منطبق بر استراتژی سازمانی است ودر صورتی که بر اساس استراتژی نباشد باید آنرا رد کرد(kill)

2-     اولویت گذاری در اجرا وانجا م پروژه ها باید لحاظ شود

3-     ارزش بدست آمده در سازمان افزایش یابد

4-     بیشترین برگشت سرمایه را دارا باشد

5-     رشد عایدات ودرآمد داشته باشد

6-     خواسته های مشتریان وکسب درجه مطلوبیت در تجارتهای جدید در نظر گرفته شود

7-     پتانسیل سازمان افزایش می یابد

ب- تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)

در این مدیریت باید منابع را در کل سازمان بررسی نمود وضعیت ریسک های پروژه را برآورد نمود

1- وضعیت منابع در دست فعلی را به صورت ترسیم (Map ) داشته باشد

2- وضعیت منابع مورد نیاز در آینده را بداند وبر اساس پروژه ها تقاضای منابع جدید را درک کند

3- نیاز های آموزشی فعلی وآینده را بداند

4- عکس العمل سریع برای جذب منابع ورها کردن منابع را به صورت فرموله بدست آورد

5- بطور موثری درک صحیح از جابجایی منابع کلیدی بر اساس پروژه های با اولویت بالا داشته باشد وبتواند اعمال نماید.

      یعنی پروژه درست با منابع درست را بکارگیری نماید

6- تشخیص ، تحلیل ، پاسخ ، ردیابی و کنترل ریسک سبد پروژه ها را باید بداند وبکارگیرد

7- حل مشکلات وتعارضات برای منابع هزینه بر وکمیاب را بررسی نماید

ج - تمرکز بر مدیریت پروژه

در این مدیریت باید پروژه ها را بازبینی نمود ، ارزیابی برنامه را انجام داد تا زیاده روی یا تلاقی در برنامه ها نباشد

1-    ایجاد مکانیزم انضباط در پشتیبانی از مدیریت سبد پروژه ها

2-    ارتباط منظم وکارا بر مدیران پروژه ها وارزیابی برنامه ها باشد

3-    اطمینان از نزدیکی به موفقیت تحویل پروژه ها وبرنامه ها

4-    کنترل پیشرفت پروژه ها در مقابل نتایج کلیدی(Milestone )

5-    کیفیت افزایش می یابد

اگر کیفیت مهم است باید کنترل داشت واگر کنترل داشته باشیم باید مدیریت سبد پروژه ها داشت[vi]

6-    درصورت پذیرفتن غلط یک پروژه (go ) با انتخاب روشهایی وتصمیماتی پروژه راتصحیح یا واگذار می نماید